Dokonując weryfikacji potencjalnego partnera handlowego.
Jak więc zweryfikować potencjalnego partnera handlowego?
Prowadząc działalność gospodarczą należy pamiętać o zasadzie ograniczonego zaufania w stosunku do potencjalnych partnerów gospodarczych. Sprawdzenie kontrahenta powinno stać się regułą dla wszystkich uczestników obrotu gospodarczego.
Zwłaszcza w obecnych czasach, gdy coraz powszechniejsze stają się praktyki nie wywiązywania się przez kontrahentów z zobowiązań, należy zachować szczególną ostrożność w doborze partnerów handlowych.
Każdy, kto się na to zdecyduje, ma do dyspozycji cały wachlarz procedur, które można wykorzystać na wszystkich etapach współpracy z kontrahentami. Od czego więc zacząć? Oto przegląd dostępnych źródeł, jakie każdy przedsiębiorca może wykorzystać, aby zminimalizować ryzyko zawieranych transakcji:
Krok 1
Weryfikacja partnerów handlowych powinna się zacząć jak najwcześniej – jeszcze przed zawarciem umowy. Przedsiębiorcy mogą wiele czynności potwierdzających wiarygodność kontrahenta wykonać samodzielnie i dyskretnie.
Krajowy Rejestr Sądowy
Wszelkie informacje na temat kontrahenta, który prowadzi działalność w formie spółki bądź stowarzyszenia, można uzyskać w Krajowym Rejestrze Sądowym. Adresy wydziałów KRS można znaleźć w Internecie na stronie: www.ms.gov.pl. Aktualny odpis z dokumentów KRS na temat kontrahenta można uzyskać za niewielką opłatą (ok. 30 zł) w ciągu kilku minut.
KRS składa się z trzech osobnych rejestrów:
1) rejestru przedsiębiorców,
2) rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki społecznej,
3) rejestru dłużników niewypłacalnych.
W rejestrze dłużników niewypłacalnych zamieszcza się m.in. dane dotyczące oznaczenia dłużnika (nazwa firmy, REGON lub nazwisko i imiona oraz PESEL), podstawę wpisu wraz z sygnaturą akt sprawy upadłościowej lub wyjawienie majątku, oznaczenie tytułu wykonawczego i wierzyciela oraz kwotę wierzytelności.
Ponadto na wniosek wierzyciela posiadającego tytuł wykonawczy, wystawiony przeciwko osobie fizycznej, do rejestru dłużników niewypłacalnych wpisywani są dłużnicy, którzy w terminie 30 dni od daty wezwania do spełnienia świadczenia nie zapłacili należności stwierdzonej tytułem wykonawczym.
Krajowy Rejestr Sądowy spełnia między innymi funkcję informacyjną, która polega na udostępnianiu określonym podmiotom informacji o statusie prawnym partnera, najważniejszych elementach jego sytuacji finansowej czy też sposobie jego reprezentowania. W rejestrze gromadzone są informacje o przedsiębiorcy istotne dla obrotu gospodarczego, m.in.: o zaległościach podatkowych i celnych, zaległościach wobec ZUS, liście wierzycieli wraz z określeniem wysokości niespłaconych wierzytelności.
Analiza dokumentów znajdujących się w KRS wymaga doświadczenia, dlatego wykonanie tego zadania dobrze jest powierzyć podmiotowi mającemu doświadczenie w pracy z taką dokumentacją.
Wyciągi z ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez urzędy gminy
W przypadku gdy kontrahent jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, w celu jego weryfikacji należy się udać do urzędu gminy i sprawdzić informacje zamieszczone w ewidencji działalności gospodarczej.
Warto pamiętać, że chcąc uzyskać informacje nie musimy wykazywać żadnego interesu prawnego. Rejestry można przeglądać tylko na miejscu, nie można ich wynosić na zewnątrz, można samemu wynotować potrzebne dane lub żądać wydania z nich urzędowych odpisów i wyciągów. Za wyciąg z ewidencji działalności gospodarczej musimy uiścić opłatę w wysokości 16 zł (5 zł za podanie, 11 zł za informację).
Księgi wieczyste
W przypadku gdy przedmiotem obrotu handlowego jest nieruchomość, warto zasięgnąć informacji na jej temat w księdze wieczystej. Dla każdej nieruchomości prowadzona jest osobna księga mająca swój numer (przypisana ona jest do nieruchomości, a nie do właściciela).
W księdze znajdziemy oznaczenie interesującej nas nieruchomości, wpisy dotyczące własności i użytkowania wieczystego, a także ciężary i ewentualnie ustanowione hipoteki.
Bardzo ważną rzeczą jest przejrzenie księgi wieczystej nawet wtedy, gdy mamy jej aktualny odpis. Ponadto należy zapoznać się nie tylko z zapisami w księdze, ale także z dokumentami źródłowymi będącymi podstawą do zapisów.
Sprawdzenia księgi wieczystej warto dokonać nie tylko gdy przedmiotem obrotu handlowego jest nieruchomość. Po obejrzeniu księgi dowiemy się również, czy kontrahent posiada majątek na zabezpieczenie ewentualnych jego zobowiązań, czy nasz partner handlowy ma zobowiązania z tytułu nieterminowo realizowanych zobowiązań wobec urzędów, czy kontrahent zabezpieczył dobrowolnie inne swoje zobowiązania lub czy odbyło się postępowanie zabezpieczające w sposób przymusowy należności innych wierzycieli.
Niezwykle ważną kwestią jest umiejętność czytania ksiag wieczystych aby nie pominąć istotnych zdarzeń.
Informacje z Wydziałów Geodezji i Powiatowych Zakładów Kartograficznych
W przypadku przeprowadzania transakcji, której przedmiotem jest nieruchomość gruntowa, należy zasięgnąć informacji z Wydziałów Geodezji bądź Powiatowych Zakładów Kartograficznych. W zbiorze dokumentów będących w dyspozycji tych urzędów znajdziemy zarówno mapę i opis, jak i wypis z rejestru gruntów lub wyciąg wykazu zmian gruntowych. Będą tam podane numery działek, położenie z oznaczeniem miejscowości, gminy lub miasta, a w miastach ulicy i numeru porządkowego. Znajdziemy tam również klasyfikację działki, a więc czy jest to las, sad, grunt orny, działka nie zabudowana, zabudowana, lokal mieszkalny, droga itp., a także opis budynków stanowiących odrębną nieruchomość, a przede wszystkim dane osoby właściciela interesującej nas nieruchomości. Za wypis z rejestru gruntów na temat jednej działki musimy zapłacić kilkanaście złotych. W celu uzyskania informacji, wymagane jest wykazanie w formie pisemnej interesu prawnego.
Internet
Bardzo cennym źródłem informacji o kontrahentach jest Internet. Każdy zainteresowany ma do dyspozycji różnego rodzaju serwisy, które może wykorzystać do sprawdzenia interesujących go podmiotów gospodarczych. W Internecie działa kilkanaście giełd wierzytelności. Dostęp do większości z nich jest bezpłatny. Gdy natrafimy na ofertę sprzedaży należności wobec interesującego nas kontrahenta, może to być dla nas sygnałem, że przedsiębiorstwo to ma problemy z regulowaniem własnych zobowiązań. Podobne informacje można uzyskać z witryn internetowych administrowanych przez biura obrotu wierzytelnościami. Tam każdy zainteresowany ma wgląd w listę wierzytelności oferowanych do sprzedaży. Ponadto niektóre firmy windykacyjne udostępniają na swoich stronach internetowych tzw. rejestry długów, które zawierają informacje o dłużnikach.
Korzystając z Internetu należy mieć świadomość, że niektóre informacje mogą być niepotwierdzone i nieaktualne.
Rola Internetu w postępowaniu mającym na celu weryfikację kontrahenta może być szersza, gdyż za jego pośrednictwem można nawiązać współpracę z wyspecjalizowaną firmą zajmującą się przeprowadzaniem kompleksowego wywiadu gospodarczego.
Krok 2
Są sytuacje, w których sprawdzenie kontrahenta, przy wykorzystaniu jedynie źródeł opisanych dotychczas, jest niewystarczające. Gdy sprawdzamy kontrahenta, z którym rozważamy możliwość stałej, długofalowej współpracy, a także przy poważnych jednorazowych transakcjach, warto rozszerzyć zakres źródeł informacji na jego temat. W takich przypadkach powinno się zasięgnąć opinii co do wiarygodności kontrahenta wśród innych przedsiębiorstw z branży. Można to zrobić dyskretnie, prosząc o informacje na jego temat znanych nam przedsiębiorców. Można również bezpośrednio u kontrahenta poprosić o listę przedsiębiorstw, z którymi współpracował, i następnie uzyskać ich opinię na temat interesującego nas podmiotu. W przypadku profesjonalnej firmy, która nie ma nic do ukrycia, taka prośba nie powinna wywołać złego oddźwięku, wręcz przeciwnie – kontrahent będzie zadowolony, że będzie miał okazję przekonać nas o swojej wiarygodności i solidności.
Krok 3
W przypadku bardzo poważnych przedsięwzięć, wiążących się ze znacznym ryzykiem, warto dokonać kompleksowej weryfikacji potencjalnego kontrahenta. Można zlecić profesjonalnej wywiadowni gospodarczej sporządzenie pełnego raportu na jego temat, zawierającego opis aktualnej sytuacji finansowej, prawnej, majątkowej interesującego nas podmiotu, często wzbogacony o informacje trudnodostępne, zgromadzone przy pomocy detektywów i informatorów. Firm zajmujących się sporządzaniem wywiadów gospodarczych jest w Polsce kilkadziesiąt. Przy wyborze wywiadowni gospodarczej należy zwracać uwagę na ceny raportów, zakres informacji, jakie możemy uzyskać, i czas realizacji. Zlecając przygotowanie wywiadu wskazane jest wcześniejsze szczegółowe ustalenie formy i zakresu informacji, jakie raport będzie zawierał. Przeprowadzenie wywiadu gospodarczego kosztuje zwykle od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Adresów wywiadowni gospodarczych najłatwiej szukać w Internecie, gdzie można również dowiedzieć się o wielu szczegółach ich oferty.
AIF Kancelaria dokonuje bezpłatnej analizy wiarygodności kontrahenta na poziomie podstawowym.
Rafał Ptak